Politique de confidentialité de l’annuaire

L’annuaire officiel des sophrologues caycédiens permet de trouver un professionnel formé par l’Académie Internationale de Sophrologie Caycédienne et de vérifier sa formation. Cette page dit quelles données il traite, dans quel but, pendant combien de temps, et comment exercer vos droits.

Qui est responsable

Le responsable du traitement est Instituto Internacional de Sofrología Caycediana SL (Sofrocay, Académie Internationale de Sophrologie Caycédienne), société de droit espagnol, NIF B67621839, Av. Josep Maria Marcet 17, 08193 Cerdanyola del Vallès (Barcelone), Espagne.

Pour vos données et vos droits : contact@sofrocay.com, ou par courrier à cette adresse.

L’annuaire et les personnes concernées

L’annuaire publie la fiche des sophrologues caycédiens dont la formation est enregistrée par l’Académie, qui sont à jour de leur adhésion et qui ont donné leur accord. Il publie aussi la fiche des écoles et des centres du réseau, avec le nom de la personne qui les dirige.

Cette politique concerne :

les professionnels publiés, dont la fiche est publique ;
les personnes qui dirigent une école ou un centre du réseau, dont le nom figure sur la fiche de l’établissement ;
le public, qui consulte l’annuaire librement ;
les personnes qui écrivent à un professionnel par le formulaire de sa fiche.

Les données des professionnels et leur origine

La fiche d’un professionnel présente :

son nom, sa ville et son pays ;
ses coordonnées professionnelles (téléphone, e-mail, adresse du cabinet) et la position du cabinet sur une carte ;
sa certification et son parcours de formation à l’Académie, avec ses années et ses spécialités ;
sa présentation ;
sa photo, ses langues, ses modalités de consultation, son approche, les publics qu’il reçoit, l’accessibilité de son cabinet et les liens vers son site ou ses réseaux, dès qu’il les ajoute.

Origine. L’identité, les coordonnées, la formation et l’adhésion viennent du registre de l’Académie. Le professionnel complète sa fiche et remplace ses coordonnées publiques dans « Ma fiche », depuis son espace de l’Académie. Ce qu’il écrit dans sa présentation est relu par l’équipe de l’Académie avant publication.

Photo. La photo est demandée pour rester dans l’annuaire, dans le délai indiqué dans « Ma fiche ». La plateforme la redessine : elle l’oriente, la réduit et efface ses métadonnées (lieu de prise de vue, appareil).

Numéro de membre. Il reste privé : son titulaire le voit dans « Mon espace ». La fiche publique porte un lien de vérification scellé et un QR code.

Carte. Pour placer le cabinet sur la carte, la plateforme envoie l’adresse professionnelle au service de géocodage Nominatim d’OpenStreetMap, qui renvoie ses coordonnées géographiques. Seule l’adresse du cabinet part vers ce service.

Pourquoi et sur quelle base

Publier la fiche d’un professionnel : son consentement (art. 6.1.a du RGPD). C’est l’autorisation de publication dans l’annuaire enregistrée dans son dossier de l’Académie, ou l’accord qu’il donne dans « Ma fiche ». Il le retire quand il le souhaite, depuis « Ma fiche » ou en écrivant à contact@sofrocay.com.
Publier le nom de la personne qui dirige une école ou un centre du réseau : l’intérêt légitime de Sofrocay à faire connaître les écoles et les centres de son réseau (art. 6.1.f).
Transmettre votre message au professionnel : votre demande (art. 6.1.b).
Le garder, avec ses réponses, dans sa messagerie de l’annuaire, et traiter ce qu’il dit de votre santé : votre consentement, donné par la case du formulaire (art. 6.1.a et 9.2.a). Vous le retirez quand vous le souhaitez : vos messages et les réponses reçues sont alors effacés.
Offrir à chaque professionnel sa messagerie et envoyer ses réponses par e-mail : le service que Sofrocay rend à ses membres (art. 6.1.b).
Mesurer l’audience de chaque fiche et la montrer à son titulaire : l’intérêt légitime de Sofrocay (art. 6.1.f).
Suivre les premières étapes et les visites des professionnels dans « Mon espace », pour améliorer le service : l’intérêt légitime de Sofrocay (art. 6.1.f).
Protéger le service et les professionnels des envois automatiques (vérification anti-robot, confirmation de chaque message par son auteur, limites d’envoi, journaux techniques) : l’intérêt légitime de Sofrocay (art. 6.1.f).
Garder la preuve des accords et des retraits : l’obligation de pouvoir démontrer le consentement (art. 6.1.c et 7.1).

Votre visite

L’annuaire se consulte librement.

Mesure d’audience. Chaque fiche compte, jour par jour, ses visites, les clics vers sa prise de rendez-vous en ligne quand il en propose une, les demandes de contact reçues et les scans de son affiche. Ce sont des totaux anonymes ; le professionnel les voit dans « Mon espace ». Pour écarter les robots des moteurs de recherche, la plateforme lit l’identifiant de votre navigateur au moment de la visite, puis l’oublie.
Journaux techniques. Comme tout site, nos serveurs enregistrent chaque requête (adresse IP, page, date, navigateur) pour la sécurité. Ces journaux sont effacés au bout de 14 jours.
Limites d’envoi. Le formulaire de contact et la recherche par numéro de membre retiennent une empreinte de votre adresse IP, calculée avec une clé secrète, pour freiner les abus. Elle est effacée au bout de 24 heures.
Carte. Le fond de carte vient des serveurs d’OpenStreetMap : comme pour toute image chargée depuis un autre site, votre navigateur leur transmet votre adresse IP.
Liens externes. Les liens « Ouvrir dans Google Maps » et vers les réseaux sociaux mènent à des services tiers, qui appliquent leurs propres règles.

Le formulaire de contact

Quand une fiche propose un formulaire de contact :

Accord. Pour envoyer votre message, vous cochez la case qui accepte sa transmission au professionnel et sa conservation dans sa messagerie de l’annuaire, y compris ce que votre message dit de votre santé. Ces données sont nécessaires pour transmettre votre demande.
Confirmation. Après l’envoi, vous recevez un e-mail de noreply@sofrocay.com avec un lien de confirmation, valable 24 heures et utilisable une fois. Votre message attend, chiffré, et arrive au professionnel seulement quand vous le confirmez. Si l’e-mail ne vous parvient pas, envoyer de nouveau le même message, au moins dix minutes plus tard, fait partir un nouveau lien, une fois. Sans confirmation, le message est effacé dans les minutes qui suivent l’expiration du lien.
Vérification anti-robot. Le formulaire utilise Cloudflare Turnstile, qui analyse des signaux techniques de votre navigateur (adresse IP, empreinte TLS, type de navigateur) pour distinguer une personne d’un robot, sans cookie publicitaire. Elle se charge seulement quand vous ouvrez le formulaire. Cloudflare le fait pour le compte de Sofrocay et utilise aussi ces signaux, en tant que responsable de traitement, pour améliorer Turnstile : voir sa notice Turnstile.
Messagerie. Votre nom, votre adresse e-mail et votre message sont conservés, chiffrés, dans la messagerie du professionnel sur l’annuaire. Le professionnel reçoit un e-mail qui l’avertit, avec le début du message et un lien vers sa messagerie : le message entier reste dans la messagerie. Seule une personne de l’équipe expressément autorisée peut aussi la consulter, pour traiter un abus ou une demande d’effacement.
Réponse. Le professionnel vous répond depuis sa messagerie : sa réponse vous arrive par e-mail depuis noreply@sofrocay.com, et en répondant à cet e-mail vous écrivez directement à son adresse. Il peut aussi vous écrire directement. La suite de l’échange se fait avec lui ; une fois votre e-mail reçu, il répond seul de l’usage qu’il en fait.
Durée. Les messages et les réponses restent dans la messagerie 180 jours au plus. Le professionnel les efface quand il le souhaite.
Données jointes. La date, la langue de la page et votre adresse IP tronquée (sa dernière partie est effacée) accompagnent le message, pour la sécurité du service ; l’adresse IP tronquée est effacée au bout de 30 jours, la date et la langue s’effacent avec le message. Si l’envoi est refusé, ce que vous avez écrit reste dans votre session, le temps de corriger, puis s’efface.
Envoi des e-mails. Les e-mails de l’annuaire partent de noreply@sofrocay.com par Resend, notre prestataire d’envoi ; Resend en garde une copie 30 jours, aux États-Unis. Un registre garde un an la date, le type, la fiche, une empreinte de l’adresse et l’identifiant de l’e-mail chez Resend, pour pouvoir répondre à une réclamation.
Ensuite. Il reste un compteur anonyme : le nombre de demandes reçues par la fiche chaque jour.
Le bon message. Pour un premier contact, quelques lignes suffisent : votre demande et vos disponibilités. Les détails de votre santé ou de votre situation, vous les partagerez directement avec le professionnel.
Retrait et effacement. Écrivez à contact@sofrocay.com en indiquant l’adresse e-mail utilisée dans le formulaire : votre accord est retiré, et vos messages et les réponses reçues sont effacés.

Pour protéger les professionnels, le formulaire limite les envois par heure pour chaque connexion, et par jour pour chaque fiche et pour chaque adresse e-mail ; il demande quelques secondes entre l’ouverture de la page et l’envoi, et refuse les messages de moins de 20 caractères, ceux qui comptent plus de deux liens ou un lien raccourci, les adresses e-mail temporaires et un même texte adressé à plusieurs fiches en une heure. Chaque étape (mise en attente, confirmation, refus et son motif) est notée dans un registre sans nom, sans adresse et sans texte (la fiche, la date et une empreinte du message calculée avec une clé secrète), conservé 90 jours.

La vérification d’un certificat

Le lien de vérification et le QR code de chaque fiche confirment en temps réel que le professionnel figure au registre de l’Académie. La page de vérification accepte aussi le numéro de membre qu’un professionnel vous communique. Les recherches par numéro sont limitées par heure et par connexion, grâce à l’empreinte d’IP effacée au bout de 24 heures.

Cookies

L’annuaire dépose un seul cookie : le cookie technique de session de la plateforme (MoodleSession). Il mémorise la langue choisie et sécurise l’envoi du formulaire de contact. C’est un cookie de session, sans date d’expiration : il s’efface à la fermeture du navigateur. Strictement nécessaire au service, il est dispensé de consentement.

La mesure d’audience est propre à l’annuaire : elle se fait entièrement sur nos serveurs. Les polices de caractères et les feuilles de style de l’annuaire viennent aussi de nos serveurs.

Sur les fiches qui proposent le formulaire de contact, la vérification anti-robot Cloudflare Turnstile se charge seulement quand vous ouvrez le formulaire : elle sert à distinguer une personne d’un robot, sans cookie publicitaire ni suivi d’une page à l’autre.

Qui reçoit les données

Le public : la fiche publiée, que les moteurs de recherche indexent.
Le professionnel choisi (pour la fiche d’une école ou d’un centre, les personnes qui le dirigent) : les messages qui lui sont adressés, dans sa messagerie de l’annuaire.
L’équipe de l’Académie : ce qu’exigent la relecture des présentations, l’assistance et l’administration de la plateforme. Seule une personne expressément autorisée consulte une messagerie, pour traiter un abus ou une demande d’effacement.

Ces prestataires traitent des données pour le compte de Sofrocay, selon ses instructions :

Hetzner Online GmbH (Allemagne) : hébergement de la plateforme et de sa base de données ;
Clouding.io (Espagne) : hébergement du serveur de sofrocay.com, par lequel passent les pages publiques de l’annuaire ;
Cloudflare, Inc. : réseau de distribution et de protection placé devant nos serveurs, et vérification anti-robot (Turnstile) du formulaire de contact (pour Turnstile, Cloudflare est aussi responsable de l’amélioration de son service) ;
Resend, Inc. (États-Unis) : envoi des e-mails de l’annuaire depuis noreply@sofrocay.com (confirmation des messages, avis de nouveau message, réponses des professionnels, avis de relecture et statistiques). Les e-mails partent de sa région de l’Union européenne ; Resend conserve aux États-Unis les données du compte, les journaux et une copie des e-mails envoyés, pendant 30 jours ;
Microsoft (Microsoft 365) : envoi des autres e-mails de la plateforme et, si Resend est indisponible, de ceux de l’annuaire ;
Dropbox : stockage des copies de sauvegarde, chiffrées par Sofrocay, qui en garde les clés ;
Nikel Consultores en Organización y Sistemas, S.L. (Espagne) : maintenance du registre de l’Académie et de la plateforme, avec un accès en lecture.

La Fondation OpenStreetMap (Royaume-Uni) fournit le géocodage des adresses de cabinet et le fond de carte, selon sa propre politique de confidentialité.

Transferts hors de l’Espace économique européen

La plateforme et sa base de données sont hébergées dans l’Union européenne. Cloudflare, Microsoft, Dropbox et Resend sont des groupes américains ; Resend conserve aux États-Unis ses journaux et une copie des e-mails de l’annuaire (30 jours) ; la Fondation OpenStreetMap est établie au Royaume-Uni. Quand des données sont traitées hors de l’Espace économique européen, le transfert repose sur les garanties du RGPD : une décision d’adéquation de la Commission européenne (pour les États-Unis, celle du cadre de protection des données UE–États-Unis, ou Data Privacy Framework, pour les entreprises qui y adhèrent) ou ses clauses contractuelles types. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à contact@sofrocay.com.

Durées de conservation

Fiche publiée : tant que le professionnel donne son accord et que son adhésion est à jour, et jusqu’à 30 jours après l’échéance de l’adhésion. Après le retrait de l’accord, la fiche quitte l’annuaire aussitôt ; les moteurs de recherche actualisent leurs résultats à leur rythme.
Photo d’une fiche retirée : effacée 90 jours après le retrait.
Ce que le professionnel ajoute dans « Ma fiche » : conservé dans son espace, pour qu’il retrouve sa fiche s’il revient ; effacé à sa demande.
Trace de l’accord et du retrait : conservée comme preuve. Après une demande d’effacement, elle est détachée du compte du professionnel ; la date d’un retrait reste inscrite, pour que la fiche reste hors ligne.
Messages du formulaire et réponses du professionnel : 180 jours au plus. Le professionnel les efface quand il le souhaite et vous pouvez demander leur effacement. Quand le professionnel retire sa fiche ou qu’elle sort du registre de l’Académie, ils sont effacés au plus tard 90 jours après ; quand il fait effacer ses données, aussitôt.
Registre des e-mails envoyés (date, type, fiche, empreinte de l’adresse, identifiant de l’e-mail chez Resend) : un an.
Copie des e-mails chez Resend, notre prestataire d’envoi : 30 jours.
Totaux de visites et de demandes : la durée de vie de la fiche, plus un an.
Empreintes d’IP des limites d’envoi : 24 heures.
Adresse IP tronquée jointe à un message : 30 jours.
Message en attente de confirmation : 24 heures après l’envoi du lien de confirmation (un nouveau lien peut partir une fois), puis effacé dans les minutes qui suivent ; à la confirmation, il passe dans la messagerie du professionnel.
Registre du filtre anti-spam (étape, motif, fiche, empreinte du message calculée avec une clé secrète) : 90 jours.
Journaux techniques des serveurs : 14 jours.
Copies de sauvegarde : chiffrées par Sofrocay avant de quitter nos serveurs ; une donnée effacée en disparaît au fil de leur rotation, au plus tard 210 jours après.

Vos droits

Vous avez le droit d’accéder à vos données, de les faire rectifier ou effacer, d’en limiter le traitement, de les recevoir dans un format réutilisable (portabilité), de vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime et de retirer votre consentement à tout moment, pour l’avenir.

Droit d’opposition. Vous pouvez vous opposer à tout moment à la publication du nom de la personne qui dirige une école ou un centre et à la mesure d’audience, en écrivant à contact@sofrocay.com.

Vous êtes professionnel : dans « Ma fiche », depuis votre espace de l’Académie, vous modifiez ce qui est publié et vous retirez votre fiche, en deux étapes. Pour le reste, écrivez à contact@sofrocay.com.
Vous avez écrit à un professionnel : écrivez à contact@sofrocay.com en indiquant l’adresse e-mail utilisée dans le formulaire.
Toute autre demande : contact@sofrocay.com, ou par courrier à l’adresse du responsable.

Sofrocay répond dans un délai d’un mois et vérifie que la demande vient bien de la personne concernée.

Réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es), Sofrocay étant établie en Espagne. Si vous résidez en France, vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr). Vous pouvez aussi vous adresser à l’autorité de protection des données du pays où vous vivez ou travaillez.

Mises à jour

Version du 8 octobre 2026. Cette politique suit l’évolution de l’annuaire : chaque nouvelle version est publiée sur cette page, avec sa date.